Als ondernemer hoort administratie erbij. Niet altijd leuk, maar wél belangrijk. Het is zelfs verplicht. Veel starters doen hun boekhouding zelf om kosten te besparen. Maar hoe pak je dat slim aan? En hoe voorkom je hoofdpijn? In dit artikel lees je hoe je stap voor stap je administratie regelt.
Ff samengevat
Je administratie op orde in 5 stappen:
- Kies een boekhoudsysteem dat bij je past.
- Houd je inkomsten, uitgaven en btw overzichtelijk bij.
- Plan vaste momenten voor je administratie.
- Bewaar bonnetjes (mag ook digitaal).
- Schakel hulp in van een boekhouder als je twijfelt of geen tijd hebt.
Kom je er niet uit? App of bel met Geldfit. We denken graag met je mee.
Stap 1: Kies een boekhoudsysteem
Voordat je aan de slag gaat met je administratie, is het slim om een systeem te kiezen dat bij jou past. Je kunt je boekhouding doen in Excel of gebruikmaken van een online boekhoudprogramma:
Optie 1: Excel of kasboek
Dit is een laagdrempelige manier om te starten. Je houdt zelf je inkomsten en uitgaven bij in een spreadsheet. Je bespaart zo elke maand veel geld. En het is ideaal als je weinig facturen hebt en overzicht wilt. Maar, deze manier is gevoelig voor fouten. Zo zal je bijvoorbeeld niet de eerste zijn die er eind van het jaar achter komt dat er nog heel wat betalingen ontbreken, als je net je belastingaangifte wilde doen. Zorg dat je regelmatig checkt met je bankafschriften, je document opslaat en een back-up maakt.
Optie 2: Online boekhoudprogramma
Online tools nemen je veel werk uit handen. Je kunt ze vaak koppelen aan je bankrekening, waardoor je eenvoudig alle betalingen boekt, facturen koppelt en bonnetjes kunt inscannen. Ook kun je vanuit het programma steeds vaker je btw-aangifte doen, nette facturen maken en direct zien hoe je bedrijf er financieel voor staat. Dat biedt dus veel gemak.
Er zijn inmiddels veel bedrijven die een boekhoudprogramma aanbieden. Kijk naar wat prettig voor je werkt, wat past bij jouw type onderneming en natuurlijk naar de kosten. Op de website Ik word zzp’er vergelijk je gemakkelijk de beste boekhoudprogramma’s.
Stap 2: Open een zakelijke rekening
Een zakelijke bankrekening is niet verplicht, maar wel handig. Zo houd je privé en zakelijk geld gescheiden. En dat houdt het lekker overzichtelijk.
Wil je precies weten wat er komt kijken bij het openen van een zakelijke rekening? De Kamer van Koophandel legt stap voor stap uit welke documenten je nodig hebt en waarom een zakelijke rekening handig is, maar niet verplicht.
Voordelen van een zakelijke rekening:
- Je ziet direct welke betalingen van je bedrijf zijn.
- Je voorkomt fouten bij je belastingaangifte.
- Je komt professioneler over.
Hoe kies je een zakelijke rekening?
Veel banken bieden een zakelijke rekeningen aan. Let bij het vergelijken van zakelijke rekeningen op:
- Betaal je een vast bedrag per maand of betaal je per betaling?
- Heeft de bank een goede app?
- Kan je een koppeling maken met je boekhoudprogramma?
- Is er een bereikbare klantenservice?
- Krijg je extra’s, zoals spaarrekeningen of betaallinks?
Stap 3: Maak een financieel overzicht
Een overzicht van je inkomsten en uitgaven is de basis van je boekhouding. Het is slim om dat elke week even bij te houden. Zo'n overzicht vormt ook het begin van een financieel plan: het laat je zien of je genoeg verdient, of je ruimte hebt om te investeren en of juist moet bijsturen in je uitgaven.
Wat zet je in een financieel overzicht?
- Je inkomsten (facturen, betalingen)
- Je uitgaven (bonnetjes, zakelijke kosten)
- De btw die je betaalt en ontvangt
Tip: Bewaar ook digitale bonnetjes.
Hoe maak je een financieel overzicht?
Maak een financieel overzicht in een Excel-bestand of met je boekhoudsoftware. Zet hierin je inkomsten, uitgaven en btw. Controleer elke maand of elk kwartaal of alle gegevens nog kloppen.
Pak iedere maand of ieder kwartaal je financiële tussenstand er even bij. Stel jezelf dan de vragen:
- Hoe is het dit kwartaal gegaan?
- Hoe sta je ervoor tot nu toe?
- Welke kosten en inkomsten verwacht je voor komend kwartaal? (en hoe ga je dat realiseren?)
Aan de hand van deze vragen kun je een financieel plan maken voor de komende maand of het komend kwartaal.
Stap 4: Plan vaste momenten in
Zelf boekhouding doen als zzp’er hoeft niet ingewikkeld te zijn. Als je het regelmatig bijhoudt, blijft het overzichtelijk en kost het weinig tijd. Maak er daarom een gewoonte van.
Zo maak je een gewoonte van je administratie:
- Plan elke week een halfuurtje om aan je administratie te werken.
- Verwerk direct je bonnetjes en facturen.
- Gebruik een vaste plek om alles te bewaren (digitaal of in een map).
Door je administratie regelmatig bij te werken, houd je grip op je cijfers én bespaar je tijd.
Stap 5: Schakel hulp in wanneer dat nodig is
Je hoeft je boekhouding niet altijd alleen te doen. Heb je weinig tijd of weet je niet zeker of alles klopt? Dan is het slim om hulp in te schakelen.
Wat is het verschil tussen een boekhouder en een accountant?
- Wat doet een boekhouder? Een boekhouder kan je helpen met het bijhouden van je administratie: inkomsten, uitgaven, btw-aangifte en jaarcijfers.
- Een accountant doet grotendeels hetzelfde als een boekhouder, maar is wettelijk gecertificeerd en mag bijvoorbeeld officiële controleverklaringen afgeven (bijv. een financieringsaanvraag of als je personeel in dienst hebt).
Voor de meeste ondernemers is een boekhouder genoeg.
Wanneer is het slim om hulp in te schakelen?
Schakel hulp in als:
- Je weinig tijd hebt.
- Je twijfelt over belasting of aftrekposten.
- Je bedrijf groeit en je administratie ingewikkelder wordt.
- Je rust en zekerheid wilt.
Tip: heb je geen geld om een boekhouder in te schakelen voor je volledige administratie? Je kunt er ook voor kiezen om bijvoorbeeld eerst alleen de jaaraangifte voor je inkomstenbelasting uit te besteden. De btw-aangifte is toch nog een stuk eenvoudiger en kost minder tijd.
Wat kost een boekhouder of accountant?
De kosten voor een boekhouder lopen uiteen: van een paar tientjes per maand voor een basispakket, tot enkele honderden euro’s als je alles laat uitbesteden. Sommige boekhouders werken met pakketten, anderen met een uurtarief. Neem contact op met verschillende boekhouders om prijzen te vergelijken.
Een accountant is meestal duurder dan een boekhouder en werkt vooral voor ondernemers met een BV en wat grotere bedrijven. Voor een eenmanszaak is een boekhouder voldoende.
Tot slot: tips voor startende ondernemers
Een goede boekhouding hoeft niet ingewikkeld te zijn. Zorg voor een systeem dat bij jou past, houd overzicht in je geldzaken en houd privé en zakelijk gescheiden. Zo voorkom je gedoe én weet je altijd waar je financieel staat.
Aanrader voor starters:
- Begin al gelijk op dag één. Schuif het niet voor je uit.
- Maak een gewoonte van je administratie.
- Schakel hulp in als je vastloopt. Boekhouders zijn er om jou te helpen. Niet alleen bij problemen, maar ook om je slimmer te laten ondernemen.
